Les responsabilités de l'assistant(e) achats
- Situer la fonction achats dans l'organisation.
- Comprendre le rôle et les responsabilités de l'assistant(e) achats.
- Repérer les enjeux de la fonction assistant(e) achats.
- Identifier les différents interlocuteurs et leurs attentes.
Travaux pratiques
Chaque participant conduit une réflexion sur ses responsabilités d'assistant(e) achats dans son entreprise. Échanges croisés avec le groupe et l'animateur.
La gestion du portefeuille fournisseurs
- Les différents éléments de la gestion de la base fournisseurs.
- Comment optimiser la recherche de fournisseurs et de sous-traitants ? Les sources d'informations disponibles.
- Savoir utiliser la loi de Pareto.
Travaux pratiques
Les participants conduisent une analyse de portefeuille en utilisant la méthode ABC.
Le traitement des commandes et le suivi
- Les différents modes de commande.
- Maîtriser le circuit d'approbation de la commande.
- Mettre en place un suivi efficace des commandes.
- Savoir différencier les différents types d'engagements : bon de commande, contrat, avenant...
Travaux pratiques
En sous-groupes, les participants préparent plusieurs types de commandes fournisseurs. Présentation et échanges. Apport de bonnes pratiques.
La préparation des appels d'offres
- Connaître les notions de RFI, RFP, RFQ.
- Rédiger un courrier pour chacune de ces procédures.
- Savoir mettre en place une organisation efficace pour réceptionner et dépouiller les offres.
- Élaborer un tableau d'analyse des offres.
Travaux pratiques
En sous-groupes, les participants élaborent et rédigent l'ensemble des documents nécessaires à la mise en place et au traitement d'une RFQ.
Assurer le suivi des achats
- Respect des délais.
- Organisation des relances fournisseurs.
- La réception : produits, prestations.
- La gestion des factures.
- Les procédures de gestion des incidents et des litiges.
- La tenue du tableau de bord achats.
Développer son efficacité personnelle
- Développer son efficacité au téléphone.
- Préparer son entretien téléphonique. Conduire efficacement un entretien.
- Gérer ses priorités et organiser son planning.
- Coordonner son planning avec l'acheteur.
- Les différents outils pour améliorer son organisation.
- Formalisation d'un plan d'action.
Travaux pratiques
Mise en situation : conduite d'un entretien téléphonique avec un fournisseur. Débriefing collectif.
2j
- 14h00 
