Définir et comprendre les caractéristiques d'un classement
- L'usage du dossier : information, action...
- Les caractéristiques d'un dossier : qui, quand, quelle forme
- Le rôle clé du classement dans la collecte et le traitement des informations.
- Les différents outils et méthodes de classement.
Travaux pratiques
Partage d'expériences : difficultés rencontrées dans les tâches de classement des documents. Analyses des critères et des outils.
Organiser et "faire vivre" son classement
- Instaurer une logique commune.
- Identifier les principaux effets d'une mauvaise organisation personnelle.
- Rationaliser son espace de travail.
- Réduire les sources de stress liées au temps et à l'organisation.
Travaux pratiques
Cas d'organisation de classement.
Analyser l'information et choisir une méthode de classement
- Analyser l'information à traiter dans son service.
- Identifier les atouts et contraintes.
- Mettre en œuvre les quatre principes du classement.
- Connaître les différents outils pour une vue globale : To-do-list, carte conceptuelle.
- Mettre en adéquation le système de classement et les caractéristiques de l'entreprise et des utilisateurs.
Travaux pratiques
Les outils et méthodes du classement.
Organiser le classement sur ordinateur
- Choisir une arborescence claire pour tous.
- Etre rigoureux dans le choix des noms de fichiers.
- Utiliser les astuces de rangement sur la messagerie.
Travaux pratiques
Exercice d'arborescences.
Faciliter l'accès de tous à l'information
- Définir la démarche pour réorganiser le classement existant d'un service.
- Elaborer un plan de classement.
- Faire coïncider le classement papier et informatique.
- Mettre en place un classement compréhensible par tous : le tri et la restructuration des dossiers.
Travaux pratiques
Autodiagnostic des forces et faiblesses du système actuellement en place
Instaurer des procédures de classement et d'archivage
- Identifier l'emprunteur et l'utilité de la fiche.
- Déterminer une procédure de reclassement : qui, où, comment ?
- Définir les modalités de gestion des documents. Procédure de sécurité.
- Contrôler et définir les modalités d'accès aux fichiers.
- Connaître la durée légale de conservation des documents.
- Découvrir la GED.
Travaux pratiques
Plan d'action personnel : formalisation des actions à mettre en œuvre pour élaborer son plan de classement.
2j
- 14h00 
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