Clarifier les contours de la relation contractuelle
- Identifier le cadre de la relation.
- Comprendre les types de management et de prestataires.
- Cerner les atouts et les limites du management transversal.
- Répertorier les droits et obligations respectifs : le cadre légal et contractuel.
- Comprendre les spécificités du management transversal : coopération, coordination, relationnel.
- Appréhender les différences de logiques et d'enjeux.
Exercice
Dresser la cartographie des acteurs et les enjeux pour chacun.
Savoir instaurer un management hors hiérarchie
- Clarifier les rôles, les missions et les objectifs.
- Structurer le cahier des charges et organiser l'entretien de contribution.
- Identifier les objectifs des prestataires avec la méthode Smart.
- Cerner leurs attentes et leurs motivations.
- Organiser et gérer une équipe de prestataires au quotidien : organigramme des tâches, types de réunions.
- Construire la matrice des rôles et des responsabilités, Raci.
- Définir et suivre les résultats attendus de la prestation : enchaînement des tâches, indicateurs de suivi.
- Établir une relation de partenariat : concertation, coopération, mise en valeur des intérêts communs.
Travaux pratiques
Définir l’agenda des réunions et les éléments de suivi de la prestation.
Gagner en autorité et en légitimité
- Repérer les différentes formes de pouvoir, renforcer sa crédibilité.
- Légitimer sa fonction, son rôle : clarifier les rôles définis dans le contrat sous forme participative.
- Développer une autorité non hiérarchique : prendre en compte les besoins des différents acteurs.
- Instaurer une relation de confiance.
- Affirmer sa posture de leader et gagner en charisme.
Mise en situation
Jeux de rôles : asseoir sa légitimité dans un cadre de management hors lien hiérarchique.
Adapter sa communication
- Processus et canaux de communication : questionner, écouter, reformuler, dialoguer, négocier.
- Faire passer l'information à l'aide du moyen approprié. Développer l'écoute active : verbal, paraverbal, non verbal.
- Développer l'écoute active : verbal, paraverbal, non verbal. Utiliser son intelligence émotionnelle.
- Développer un mode de communication motivant en face-à-face, au téléphone, à l'écrit. Les bonnes pratiques de l'e-mail.
Travaux pratiques
Identifier les processus et canaux de communication à mettre en place pour clarifier et optimiser la relation entre les acteurs. Mises en situation : pratiquer l'écoute active. Débriefing collectif.
Piloter les prestataires au quotidien
- Être convaincant pour mobiliser les contributeurs et faire adhérer en réunion.
- Structurer son plan d'intervention : contexte, enjeu du projet, objectifs, plan d'action.
- Les différents comportements coopératifs et non coopératifs. Les positions de vie.
- Créer un contexte relationnel favorable. Développer l'empathie. Faire confiance. Responsabiliser. Soigner l'ambiance.
- Les leviers pour influencer et motiver : identité-réalisation, appartenance, reconnaissance-puissance.
- Donner des signes de reconnaissance : la méthode Asap (Approprié, sincère, argumenté, personnalisé).
Travaux pratiques
Travail en sous-groupes : préparer une réunion de travail avec un prestataire. Jeux de rôles : conduire une réunion de travail efficace avec un prestataire.
Gérer une situation difficile avec un prestataire
- Repérer les attitudes majeures en communication : agressivité, manipulation, passivité, assertivité.
- Dire les choses avec justesse et assertivité avec l'outil DESC.
- Gérer les personnalités difficiles et lever les résistances.
- Anticiper et désamorcer les conflits.
- Préserver l'ambiance au sein de l'équipe.
- Recadrer en cas d'écart : préparer la réunion et ses différentes étapes.
Mise en situation
Jeux de rôles : animer une réunion difficile avec un prestataire sur des problèmes de délais ou de qualité. Débriefing collectif.
Construire un plan d'action personnel de progrès
- Autoanalyse/diagnostic de chaque participant.
- Mise en évidence de ses talents personnels.
- Définir des objectifs Smart, un échéancier, des moyens complémentaires. Formaliser les résultats attendus.
2j
- 14h00 
